Einer ROI-Analyse kommt schon vor dem Projekt eine große Bedeutung zu. Oft entscheidet die Geschäftsführung erst auf Basis einer realistischen ROI-Betrachtung, ob aus einer Idee für ein neues Intranet auch tatsächlich ein Projekt wird. Neben Vision, Zieldefinition, Bedarfsanalyse, Grobkonzeption und Technologieauswahl sollten die Projektbeteiligten sich in der Frühphase eines Intranet-Projektes deshalb ROI-Parameter definieren, anhand denen sie den Erfolg des Intranets messen wollen. Format h wendet bei Intranet-Projekten verschiedene ROI-Parameter an. Hier erklären wir sie im Detail.
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ROI für Intranet-Projekte: Wie misst man den Erfolg?
In der internen Unternehmenskommunikation spielt der Return on Investment (ROI) eines Projektes eine ebenso wichtige Rolle wie bei Websites oder Apps. Denn ein Intranet ist kein Selbstzweck. Es muss das Unternehmen in der Erreichung seiner definierten Ziele wirksam unterstützen. Und dies muss anhand von Kennzahlen messbar sein. Wir zeigen, wie.
ROI-Analyse: Das Ziel festlegen
ROI-Parameter für Intranet-Projekte
Gesparte Zeit und Kosten
Ein Intranet spart Zeit und Geld. Man muss nur genau hinsehen. Unternehmen sparen Kommunikationskosten, da sich Informationen, Nachrichten und Dateien schnell und kostengünstig übermitteln lassen.
Unnötige Meetings, Telefonkonferenzen oder Briefversand entfallen. Die eine oder andere kostspielige Geschäftsreise kann durch Online-Meetings, Chat-Funktionen oder Kollaborations-Tools ersetzt werden. Da sie schnell auf Infos zugreifen können, verbringen Mitarbeitende zudem weniger Zeit mit der Suche nach internen Ressourcen wie Informationen, Personen, Know-how oder Vorlagen.
Mit dem Intranet automatisieren viele Unternehmen ihre Prozesse. Über Self-Services und automatisierte Workflows können Mitarbeitende ihre Räume buchen, Software herunterladen, Urlaubsanträge ausfüllen und vieles mehr. Neuen Mitarbeitenden hilft das dabei, sich einzuarbeiten. Das alles spart am Ende Zeit und Organisationskosten.
Entlastete IT
IT-Abteilungen kann ein Intranet sehr entlasten. Routineaufgaben wie Zugriffsverwaltung oder Software-Updates werden durch Self-Services automatisiert. Mitarbeitende erstellen und veröffentlichen ihren Content selbst, richten Seiten ein, bilden Projektgruppen. Durch das Intranet muss die IT bei all dem nicht mit im Boot sitzen.
Es ermöglicht zudem, interne Systeme und Daten zusammenzulegen und zu zentralisieren. Dadurch ist die IT-Infrastruktur weniger komplex, die Verwaltung und Wartung effizienter. Werden Cloud-Services und SaaS-Anwendungen in das Intranet integriert, kann das der IT viel Arbeit abnehmen. Denn für die Dienste sind keine lokalen Server oder andere Infrastrukturen nötig, die Entwicklungsaufwand und Zeit kosten.
Gesteigerter Umsatz
Auch am Umsatz macht sich ein Intranet bemerkbar – in verschiedenen Formen. Da Infos über das Intranet schneller und effektiver bereitgestellt werden, können Vertriebs- und Marketingteams ihre Aktivitäten besser koordinieren und auf Kund*innen-Anfragen zeitnah reagieren. Das Wissen von internen Expert*innen kann durch ein Intranet schneller in Projekte einfließen. Das beschleunigt die time & quality to market.
Über interne Schulungen und Wissensdatenbanken vertiefen die Mitarbeitenden ihre Produktkenntnisse und verbessern ihre Verkaufsfähigkeiten. Das kann sich positiv auf die Kundenbindung und -zufriedenheit auswirken.
CRM-Systeme und andere Vertriebs- und Marketingtools lassen sich meist einfach in ein Intranet integrieren. Dadurch können Prozesse automatisiert und die Effektivität von Vertriebs- und Marketingkampagnen gesteigert werden. Indem interne Abläufe optimiert und der Kund*innen-Service gestärkt werden, steigt der Umsatz.
Steigerung der Innovationskraft
Mit einem Intranet tauschen sich Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und Standorten über das Unternehmen hinweg aus. Ideen, Best Practices und innovative Ansätze werden orts- und zeitunabhängig geteilt. Zum Beispiel in speziellen Bereichen für Online-Kollaboration mit digitalen Whiteboards. Oder Diskussionsforen, über die sich Mitarbeitenden austauschen, diskutieren und Ideen vorschlagen können. Gerade international arbeitende Unternehmen profitieren davon.
Durch das Intranet verbreitet sich Wissen besser im Unternehmen. Mitarbeitende finden schneller externe Ressourcen wie Branchenstudien, Marktanalysen und Fachmeinungen. Das kann die Inspiration für neue Konzepte und Lösungen fördern. Das Intranet kann ein Umfeld schaffen, in dem neue Ideen wachsen und gedeihen können.
Gesteigerte Zufriedenheit der Beschäftigten
Am Ende muss ein Intranet einen Mehrwert schaffen für die, die es täglich nutzen: die Menschen. Sind sie zufrieden, ist das auch für das Unternehmen gut. Ein Intranet kann seinen Teil dazu beitragen. Es verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg. Infos, Ressourcen oder Best Practices sind leichter zugänglich.
Da sie administrative Aufgaben über das Intranet selbst erledigen können, arbeiten Mitarbeitende autonomer und flexibler. Der Frust über zu lange, bürokratische Prozesse nimmt ab. Gruppenchats und Diskussionsforen können Mitarbeitenden ein Gefühl der Zugehörigkeit geben und das Engagement innerhalb der Belegschaft stärken – ein großer Beitrag zur Zufriedenheit im Unternehmen.
Intranet-Projekte: Erfolg richtig messen
Zeit und Kosten sparen, IT entlasten, innovativer arbeiten und glückliche Mitarbeitende. Klingt ja alles super. Aber wie misst man, ob ein Intranet-Projekt erfolgreich ist? Schließlich sollen am Ende messbare Kennzahlen stehen. Die ROI-Parameter – und damit der Erfolg eines Intranets – lassen sich mit verschiedenen Werkzeugen messen und beziffern.
Aktivität erheben mit Analyse-Tools
Mit Tools wie Google Analytics, Matomo, eTracker oder internen Analyse-Tools des Intranets lassen sich jede Menge Daten für die Erfolgskontrolle erheben: die Anzahl der aktiven Nutzer*innen, Seitenaufrufe, die Häufigkeit der Nutzung, die Dauer der Sitzungen, beliebte Intranet-Bereiche oder häufige Suchanfragen.
Die Tools zeigen, welche Inhalte am häufigsten aufgerufen oder gesucht werden und welche weniger Aufmerksamkeit erhalten. Damit lässt sich bewerten, wie relevant die bereitgestellten Informationen sind. Gibt es Lücken, können fehlende Informationen nachträglich bereitgestellt werden.
Ob Beschäftigte Kollaborationstools wie gemeinsame Dokumente, Kalender, Projekträume oder Wiki nutzen, lässt sich etwa an der Anzahl der erstellten, bearbeiteten und gemeinsam genutzten Dokumente feststellen. Tools wie SharePoint oder Confluence bieten solche Analytics-Funktionen an.
Auch in Slack, Microsoft Teams oder Jira lassen sich zudem Nutzungsmetriken wie Nachrichtenvolumen, Teamaktivitäten und Projektfortschritt analysieren und auswerten. Über Social-Intranet-Plattformen wie Jive, SAP Jam oder Workplace by Facebook lassen sich zudem Engagement, Interaktionen und Gruppenaktivitäten messen.
Nutzungsverhalten und Workflows tracken
Wie genau bewegen sich User*innen im Intranet? Antwort darauf können Heatmap-Tools geben. Hotjar, Mouseflow, heatclix, Crazy Egg sind nur einige Tools, die visualisieren, wie User*innen mit den verschiedenen Elementen und Funktionen des Intranets interagieren. Das hilft dabei, Hürden und Probleme in der User Experience zu identifizieren – und entsprechende Korrekturen vorzunehmen.
Ob sich die Effizienz von Arbeitsabläufen durch Intranet verbessert, ist für Unternehmen besonders spannend. Dafür können sie Tools wie Microsoft Power Automate oder Zapier nutzen. Mit ihnen lassen sich Workflows und Prozesse innerhalb des Intranets automatisieren und optimieren. Anschließend lassen sich Prozesskennzahlen wie Durchlaufzeiten, Abgeschlossenheitsraten und Fehlerquoten analysieren.
Feedback einholen über Umfragen & Interviews
Wie zufrieden sind die Beschäftigten mit dem Intranet? Inwieweit fördert es Innovation und Kollaboration? Was kommt gut an, was fehlt den Mitarbeitenden? Mit internen Umfragen können Unternehmen strukturiertes Feedback zum Intranet sammeln.
Feedback-Tools gibt es jede Menge. Google Formularen, SurveyMonkey oder Microsoft Forms sind nur einige davon. Meinungen, Anregungen und Kritik, aber auch Infos zur Nutzung, den Präferenzen und Erfahrungen lassen sich mit den Tools leicht erheben. Ob das Intranet den Beschäftigten Zeit und Kosten spart, kann so direkt abgefragt werden.
Je nach Unternehmensgröße bieten sich auch persönliche Interviews mit Mitarbeitenden an. Am besten aus verschiedenen Abteilungen und Standorten. So entsteht ein breites Meinungsbild. Das Marketing-Team kann etwa gefragt werden, ob das Intranet die Zusammenarbeit zwischen Standorten verbessert. Die IT-Abteilung kann einschätzen, ob sie durch das Intranet weniger Zeit für Routineaufgaben benötigt. So erhalten Unternehmen Feedback aus erster Hand – und die Beschäftigten fühlen sich gesehen.
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Kein Problem. Wir bieten dir die Möglichkeit, ein Intranet zu entwickeln, das genau auf deine Unternehmensprozesse abgestimmt ist und mit deinem Wachstum Schritt hält. Immer mit dem Ziel, messbaren Erfolg zu erreichen.
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Klara Dreyer-Sieverding
Sales & Business Development Managerin
