Top 10 für ein effizientes Intranet 2.0

Bei format h arbeiten wir nach einem festen Grundsatz. Und der gilt auch hier: Der Mensch steht immer im Mittelpunkt. Unternehmen verlieren oft aus den Augen, was Nutzer*innen brauchen, welche persönlichen Anforderungen und Wünsche sie haben. 

Ein Intranet 2.0 ist nur erfolgreich, wenn Mitarbeitende es als neues Werkzeug akzeptieren und wie selbstverständlich im Arbeitsalltag nutzen. Das passiert nicht von alleine. Das Intranet muss ihnen dabei helfen, sich schneller und effizienter zu informieren und auszutauschen. Erst wenn User*innen freiwillig mitarbeiten, können Unternehmen das Potenzial ihrer digitalen Unternehmenskommunikation voll ausschöpfen.

Doch wie erreicht man, dass die User*innen mitmachen? Zunächst einmal sollten sie Spaß an der Nutzung haben. Eine interaktive und ansprechende Nutzungsoberfläche steigert die User Experience und erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. 

Ein modernes Social Intranet sollte deshalb übersichtlich strukturiert und intuitiv zu benutzen sein – und zwar für alle Menschen, unabhängig von ihren Einschränkungen oder technischen Möglichkeiten. 

Dazu braucht es: Ein konsistentes UX & UI-Design. Ein einheitlicher Seitenaufbau und eine klare Navigationsstruktur, kombiniert mit umfassender Barrierefreiheit. Und das plattformübergreifend über Smartphone, Desktop oder Tablet hinweg.

Das Social Intranet ist das soziale Netzwerk für die Arbeit. Mitarbeitende tauschen sich über Status-Updates, Kommentare, Foren und Gruppen aus. Mitarbeitende können Expert*innen im Unternehmen direkt anschreiben – über Abteilungen und Standorte hinweg. 

Statt einer streng hierarchischen Kommunikation entsteht ein dynamisches Netzwerk zwischen den User*innen. Das fördert die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer im Unternehmen. Kostenintensive Doppelarbeit und Mehrfachrecherchen werden verhindert, die Problemlösung beschleunigt.

Inhalte müssen nicht nur personalisiert, sondern auch leicht zu finden sein. Schließlich sollen User*innen genau das finden, was sie brauchen – schnell und effizient. In einem Intranet ist das gar nicht so einfach. Gigantisch viele Daten in verschiedenen Formaten liegen herum und kommen täglich hinzu. Daher braucht es eine leistungsstarke, intelligente Suchfunktion. Inhalte sind darin kategorisiert (Tagging) und lassen sich umfassend nach Keywords filtern. 

Die Suche vervollständigt Anfragen automatisch und erkennt semantische Verknüpfungen. Künstliche Intelligenz (KI), Chatbots und virtuelle Assistent*innen, die bei der Suche unterstützen, eröffnen neue Möglichkeiten, die Content-Masse für User*innen überschaubar zu halten.

Kein Intranet ist perfekt. Bugs, Probleme oder Hindernisse tauchen immer mal auf. Sie lassen sich aber schnell identifizieren und beheben, wenn User*innen sie melden können. Etwa über einfache Feedback-Funktionen, Support-Foren oder die schnelle Nachricht an den IT-Support über den Chat. 

Feedback-Tools, die in das Social Intranet integriert sind, bieten sich aber nicht nur für das Bugfixing an. Sie zeigen auch, wie Beschäftigte das Intranet nutzen, was ihnen fehlt und wo Verbesserungen nötig sind. Ideal für das Unternehmen, um ihr Intranet zu optimieren und weiterzuentwickeln.

Ein effizientes Intranet schafft einen digitalen Arbeitsplatz. Mitarbeitende können dort direkt auf E-Mails, Kalender, Dokumente und andere Tools zugreifen. Über die Cloud geht das von überall, sofern Internet vorhanden ist. 

Integrierte Tools erleichtern den Zugriff und fördern die nahtlose Zusammenarbeit im Team. Mitarbeitende müssen nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln. Das spart Zeit und steigert die Produktivität. Ein integriertes Intranet verbindet die Werkzeuge der täglichen Arbeit und schafft eine kohärente, effiziente Arbeitsumgebung.

Digitale Sicherheit ist entscheidend. Das Social Intranet muss sensible Daten durch robuste Sicherheitsmechanismen zuverlässig schützen – aber weiterhin benutzungsfreundlich bleiben. Dazu gehören sichere Anmeldeverfahren, die verschlüsselte Datenübertragung und regelmäßige Sicherheitsupdates. 

Sicherheitsmaßnahmen sollten die tägliche Arbeit der Leute nicht behindern. Eine Balance zwischen Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, damit die Daten sicher und Mitarbeitende weiter motiviert bleiben.

Ein effizientes Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte. Damit es Mitarbeitenden als verlässliche Informationsquelle und Werkzeug dient, muss der Content immer aktuell und relevant sein. Sie müssen deshalb regelmäßig aktualisiert und auf den neuesten Stand gebracht werden. Veraltete oder irrelevante Informationen können die Beschäftigten verwirren. Das Vertrauen in das Intranet als hilfreiches Tool geht so schnell verloren. 

Sinnvoll ist daher ein effektives CMS oder eine top-gepflegte DXP, kombiniert mit klaren Richtlinien und Verantwortlichkeiten, wer Inhalte up-to-date halten soll. Laut der Nielsen Norman Group, die rund 60 Intranets untersucht hat, bleiben Infos so relevant und qualitativ hochwertig – und die Beschäftigten happy.